I forbindelse med planlægningen af kommende skoleår foretager ledelsen hvert år en fordeling af arbejdsopgaver mellem medarbejderne. Fordelingen udmønter sig i en opgaveoversigt til hver enkelt lærer, som udarbejdes efter flg. principper og rammer:
Opgaveoversigtens formål
I forbindelse med overenskomstfornyelsen 2021 er det præciseret, at opgaveoversigten udarbejdes med henblik på at understøtte sammenhængen mellem lærerens arbejdstid og opgaver. Derudover giver den i sin natur læreren en afgrænsning af arbejdsopgaverne og lederen et overblik over, hvordan alle skolens undervisnings- og andre lærerrelaterede opgaver er fordelt.
Overblik over opgavernes omfang og fordeling
Der udarbejdes en opgaveoversigt for hver enkelt medarbejder, som overordnet angiver de opgaver, vedkommende forventes at løse i det kommende skoleår. Opgaveoversigten udarbejdes på baggrund af en drøftelse mellem lederen og den enkelte lærer, i folkemunde opgaveoversigtsamtalen, hvor forventninger og ønsker afstemmes, og det afklares, om medarbejderens samlede arbejdstid menes at være udfyldt med de givne opgaver.
Der er ingen krav til opgaveoversigtens udformning, men vi anbefaler skriftlighed, så man ved evt. senere uklarhed kan vende tilbage og se, hvad der blev aftalt.
På mange musikskoler skrives der timetal på hver enkelt opgave eller på grupper af opgaver. Det er der ikke fra overenskomstens side noget krav om. Ikke desto mindre forekommer det fornuftigt på den ene eller anden måde at foretage et skøn over tidsforbruget for at sikre, at mængden af opgaver passer med arbejdstiden. Der er dog også faldgruber ved denne fremgangsmåde:
Hvis man fylder hele arbejdstiden ud med planlagte opgaver, men ikke får alt med (opdatering af programmer, materiel som ikke virker, kolleger og samarbejdspartnere, som standser én på gangen, forsinkelser, små toiletpauser osv.), vil disse opgaver sammen med den ”spildtid” eller ikke-definerbare tid, som findes i alle former for arbejdsliv, enten gå fra ikke-skemalagte opgaver som forberedelse og egen øvning eller måske endda fra lærerens fritid. Dertil kommer risikoen for, at man fejlagtigt kommer til at betragte timeberegningen som et ”resultat” frem for det, den er, nemlig et skøn over behovet for tid til at løse hver enkelt opgave. Resultatet er derimod den faktisk anvendte arbejdstid, som først kan opgøres løbende, mens arbejdet udføres hen over skoleåret og endeligt ved skoleårets afslutning, som skal rumme al den tid, der er anvendt på at løse samtlige arbejdsopgaver, og som på sigt kan danne ramme for en kvalificeret samtale om opgavernes mængde og om forventningerne til kvalitet og grundighed i opgaveløsningen indenfor den givne tid.
Overordnet er det ledelsens opgave løbende at holde øje med den præsterede arbejdstid, og der åbnes i Bilag A til overenskomsten mulighed for aftale om fleksibilitet mellem ledelsen og den enkelte lærer.
Ny tidsfrist for udlevering af opgaveoversigten
Ved seneste overenskomstfornyelse er det fastsat, at opgaveoversigten skal udleveres til læreren senest 4 uger inden skoleårets start. Opgaveoversigtsamtalerne må derfor fra i år gennemføres, så ledelsen kan nå at udarbejde opgaveoversigterne og fremsende dem inden sommerferien.
Ændringer undervejs i skoleåret
Der kan – og vil i mange tilfælde – opstå ændringer i opgaverne undervejs i et skoleår: Nogle opgaver kan falde væk, mens nye kan komme til. Hvis der forekommer væsentlige ændringer i opgavernes omfang eller indhold, drøfter leder og lærer konsekvenserne heraf, herunder om der ved tildeling af nye opgaver er andre, som skal tages væk for at sikre den fortsatte sammenhæng mellem arbejdstid og opgaver.
En del skoler sætter lidt ledig tid af hos hver enkelt lærer fra skoleårets start for at kunne tage uforudsete opgaver ind undervejs. Det fungerer fint mange steder, men hvis puljen bliver for stor, kan det dels vise sig vanskeligt rent praktisk at få den afviklet, dels kan den fremkalde bekymring hos læreren over, hvad man skal præstere på et senere tidspunkt uden at kende indholdet. Dette bør derfor begrænses til et niveau, som giver mening og er overskueligt for begge parter.
Vi ser også ind imellem, at man planlægger med flere opgaver, end arbejdstiden kan indeholde. Det lader sig derimod ikke gøre: Mer- eller overarbejde er noget, som opstår undervejs – ikke noget, der kan planlægges med.
